Deling og samarbeid

  • 02 apr
    Gjestebrukere Office 365

    Gjestebrukere Office 365

    Du kan invitere gjestebrukere til Office 365. Engasjere eksterne brukere og la dem delta på dine prosjekter. Alle får samme informasjon og du får mer kontroll. Eksterne brukere på Office 365 kan være medlemmer i Grupper, Teams og se aktivitets planer. Lær mer her.

    I blant kan det være hensiktsmessig å invitere eksterne brukere som gjestebrukere til Office 365. Når du har prosjekter eller skal planlegge aktiviteter. Alle får tilgang til den samme informasjonen, og du kan reduser epost mengden, og tiden mange brukere på å lete etter dokumenter.

    Navene i Office 365 er Exchange, for meldinger og kalender. SharePoint for å dele dokumenter. Gjestebrukere kan få tilgang til ulike tjenester som Office Grupper, Teams og Microsoft planner.

    Skal gjestebrukere på Office 365, som styremedlemmer, ha tilgang kan det være enklere å gi dem en lisens. Det reduserer tiden du bruker på administrasjon.

    Gjestebrukere på Office 365 Grupper

    Mer effektivt enn epost.

    eksterne brukere office 365 grupper

    En av tjeneste på Office 365 der kan invitere eksterne brukere og gjestebrukere er Office 365 Grupper.

    Office 365 grupper består kort fortalt av felles epostkasse med egen adresse og kalender basert på Exchange, et sted for felles dokumenter basert på SharePoint Online.

    Du inviterer gjestebrukere som du invitere dine lokale brukere. Brukerne kan ha en epostadresse basert på bedriften, eller en åpen adresse med konto på Gmail eller Outlook.com

    Når du har lagt til eksterne brukere, mottar gjestene en velkomst e-post, får tilgang til gruppefiler i SharePoint Online, begynner å motta e-postmeldinger og kalenderinvitasjoner som sendes til gruppen, og kan sende meldinger til gruppen.

    De har også automatisk tilgang til gruppens filvedlegg. Gjester har muligheten til å forlate gruppen når som helst og visuelle indikatorer påminner alle medlemmer av gjestenes deltakelse i gruppen

    Eksterne brukere Office Teams

    Inviter gjestebrukere.

    gjestebrukere teams

    Microsoft Teams bygger på Office 365 Grupper. Og du kan invitere gjestebrukere til Teams Grupper eller kanaler basert på de samme reglene.

    I tillegg kan administrator og gruppenes eiere sette begrensninger eller åpne opp for hva Teamets gjestebrukere kan gjøre.

    Gjestebrukere på Teams får kun tilgang til Teamet de er invitert til, og kan ikke melde seg inn i åpne Teams.

    Gjestebrukere Microsoft Planner

    Hold oversikt på oppgavene.

    microsoft planner oppgaver

    Gjestetilgang i Office 365-grupper og Microsoft-Teams gjør det mulig for brukere å samarbeide med personer utenfor organisasjonen din. Hvis du bestemmer deg for å aktivere eksterne brukere på Office 365, , kan du som administrator gi tilgang til gruppesamtaler, Team-chatt, filer, kalenderinvitasjoner og gruppens notatbok.

    Gjestebrukerne vil også kunne få tilgang til Planner-planer for grupper og Team de har blitt lagt til. Du kan legge til oppgaver for eksterne brukere. Så alle jobber etter den samme planen.

  • 23 mar
    Teams og dokumenter

    Teams og dokumenter

    Den engasjerende samarbeidplattformen Microsoft Teams gjør dokumenter lett tilgjengelig for alle i et Team eller i en gruppe. Men, hvor blir de lagret og hvem har tilgang? Se denne oversikte for å se sammenhengen mellom Teams og dokumenter.

    Office 365 for bedrifter har 2 steder for å lagre dokumenter. OneDrive og SharePoint. Begge er i bruk når du bruker Microsoft Teams. OneDrive er stedet der dokumenter lagres når du bruker 1 til 1 chat. SharePoint er stedet der dokumenter lagres og blir tilgjengelig for alle i Teamet

    Microsoft Teams og dokumenter

    Tilgjengelig på SharePoint

    microsoft teams og dokumenter

    Hver gruppe i Microsoft Teams har et gruppeområde på SharePoint Online, og hver kanal i et Team får som standard en mappe i lagringsstedets dokumentbibliotek. Filer som deles i en samtale, legges automatisk til i dokumentbiblioteket, og tillatelser og filsikkerhetsalternativer angitt i SharePoint gjenspeiles automatisk for Teams

    Private chatfiler lagres i avsenderens OneDrive for Business-mappe, og tillatelser blir automatisk gitt til alle deltakere som en del av fildelingsprosessen.

    Hvis du ikke har SharePoint Online aktivert i Office 365 abonnementet, kan ikke  brukerne på Teams dele filer. Brukere i privat chat kan ikke dele filer fordi OneDrive for Business (som er knyttet til SharePoint-lisensen) kreves for den funksjonaliteten.

    Ved å lagre filene i SharePoint Online-dokumentbiblioteket og OneDrive for Business, følges alle samsvarsregler som er konfigurert på Office 365 abonnementet ditt.

    Følgende er eksemplet på forhold mellom lag, kanal og dokumentbibliotek.

    For hvert Team blir et SharePoint-nettsted opprettet, og mappen Delt dokumenter er standardmappen som er opprettet for teamet. Hver kanal, inkludert den generelle kanalen (standardkanalen for hvert lag) har en mappe i delte dokumenter.

  • 11 mar
    Slå sammen regneark i Excel | Eksempel for deg som bruker SharePoint

    Slå sammen regneark i Excel | Eksempel for deg som bruker SharePoint

    Slå sammen regneark i Excel bruker vi ofte. Hente data fra flere regneark, hente data fra flere faner i Excel. Ønske å slå sammen budsjettet for avdelinger eller måneder fra ulike regneark til et hoveddokument med alle tallene.

    Konsolider regnearkene dine med Hent Data. Så får du oppdateringer med et tastetrykk.

    I dette eksempelet slår jeg sammen regneark fra ulike avdelinger. Det kunne like gjerne vært rapporter som produseres hver måned med hovedtall. Tall som skal inn i et budsjett for året uten å benytte klipp og lim.

    Slå sammen regneark i Excel

    med å bruke SharePoint Online.

    Når du bruker denne måten for å slå sammen data fra flere regneark i Excel så kreves det litt forarbeid og disiplin. Men gevinsten du får, når alt blir enkelt og du bruker mindre tid er verdt det.

    Her har jeg valgt å legge regnearkene for de ulike avdelingene på et SharePoint-område. Mens det regnearket jeg bruker for å slå sammen flere regneark, med alle tallene. Det ligger på et eget område for ledere.

    Hent data fra flere regneark.

    Det første du og kollegene dine bør bli enige om når dere skal hente data fra flere ark, er hvordan fanene du ønsker du å slå sammen i Excel skal se ut. De bør være identiske, for å automatisere.

    Du kan hente data fra ulike ark, eller fra flere faner.

    Slik er mitt eksempel for å slå sammen faner i Excel:

    excel samme navn

    Et ganske enkelt eksempel. Det kunne godt ha vært salg eller budsjett per måned. Med langt flere tall.

    Velg samarbeidsområdet på SharePoint.

    SharePoint Online er en av flere kilder du kan bruke for å hente data til Excel. I Excel velger du Data -> Hent Data -> Fra SharePoint mappe. Lim inn nettadressen. PS. Bruk kun nettadressen til toppnivået for SharePoint når du skal definere området.

    slå sammen excel regneark sharepoint

    Definer spørringene i Hent Data.

    Spørringene i Hent Data er kanskje den mest vriene delen av jobben. Dette kan fort ta litt tid, og krever kontroll og innsikt. Men, har du gjort et godt forarbeid. Sørget for at alle Excel-regnearkene du skal slå sammen er like, gjør Excel jobben for deg.

    Her kommer den store gevinsten din. Når du har bestemt hvordan Excel skal tolke, og bruke regnearkene som du skal slå sammen, så husker Excel det.

    Fordelene med å hente Excel data fra SharePoint.

    Her ligger regnearkene ryddig, tilgjengelig for de som skal oppdatere og endre.

    La oss se på et par av fordelene med å hente data fra flere regneark på SharePoint.

    Du kan legge til nye regneark på SharePoint området, og Excel vil oppdatere regnearket ditt med de nye. Det eneste du må gjøre er å trykke oppdater.

    hente data 2 regneark

     

    Her er det data fra 2 filer i Excel. Så la jeg til «Salg Excel Konsulent» i SharePoint mappa. Trykket oppdater i Excel regnearket, og da så det slik ut. Automatisk ble data hentet fra regnearket. Enklere blir det ikke å  slå sammen regneark.

     

    excel hente data flere filer sharepoint

    Ikke noe klipp og lim for å hente date til Excel fra det nye forretningsområdet eller avdelingen. På samme måte kan du her bruke måneder. Når en ny måned er i gang. Lagrer du måneden på SharePoint, og resten går av seg selv.

    Endre data? Oppdaterer noen tallene i et regneark eller flere kan du oppdatere regnearket med hovedtallene med Oppdater funksjonen i Excel.

    Et tastetrykk før budsjettmøtet, og tallene er klare. SharePoint er som skapt for å dele og samarbeide på Excel-filer.

    Ps. Du kan hente data fra et Excel regneark, eller mapper lagret andre steder. Du vil kanskje like dette, hvordan hente data fra web til Excel.

    Lær mer om mulighetene

    I Excel og SharePoint Online

  • 19 feb
    Hva er Office Delve?

    Hva er Office Delve?

    Hva er Office Delve, og hva kan du forvente å finne der? Delve oppdager og viser informasjon for deg. Men, hvor kommer den informasjonen fra. Og hvem kan se informasjon på Delve for Office 365.

    Office Delve hjelper deg å finne aktuelle dokumenter og personer. Dokumenter du trenger og personer med kunnskap eller erfaring som kan hjelpe deg.

    Delve er en av suksessene når jeg holder kurs på Office 365. Delve er Sherlock Holmes, som en kursdeltager så treffende beskrev det.

    Hva er Office Delve

    Og hva finner du der?

    delve assistenten

    Delve viser informasjon om dokumentene dine, og dokumenter fra andre du har rettigheter til. Du kan finne den siste presentasjonen eller det oppdaterte budsjettet andre har laget. Om de har lagret dokumentet et sted du har tilgang til, eller sendt som vedlegg.

    Office Delve Dokumenter:

    Fra OneDrive og Sharepoint. Alle de vanligste filtypene fra Office og PDF.

    Vedlegg sendt deg på epost, og vedlegg du har sendt andre på epost.

    Personinformasjon på Delve.

    Delve er en slags lokal LinkedIn. Oppdater din egen informasjon med dine kunnskaper, interesser og prosjekter. Slik at andre kan finne deg. På samme måten som du kan finne andre, basert på hva de kan, eller liker.

    Delve og sikkerhet.

    Hva er Delve? Delve er delt informasjon. Du får kun tilgang til det andre tillater deg å se. På samme måte kan andre kun se det du tillater dem å se. Delve vil se forskjellig ut fra person til person.

    Delve er nesten tom.

    Savner du informasjon på Delve? Delve bygger på OneDrive, SharePoint og epost. Jo mer du og dine kolleger bruker disse tjenestene, jo smartere blir Delve.

    Lær mer om Delve

    Da sparer du mye tid.

1 2 3 4 13
En flink og grei fyr.
Geir Hogstad CV
Stort utvalg i nettkurs
Excel hjelp
Lik ProCloud på Facebook